Новые статьи 5

Особенности архивирования документов в организации

Рано или поздно любой руководитель задумывается о создании архива. В идеале это должно произойти в момент основания компании, но если такого не случилось, то чем раньше начнется адекватная и аккуратная работа с документами, тем будет лучше.

В этой статье мы рассмотрим особенности архивирования документов в организации, чтобы вы могли ориентироваться в этом процессе и понимали, на что нужно обратить внимание в процессе взаимодействия с архивом.

Нужен ли компании архив?

Да, потому что с одной стороны это — требование закона, а с другой — требование здравого смысла. Если на предприятии нет архива, то документы неизбежно будут теряться, процесс работы станет медленным и тяжеловесным, а утечка персональных данных и других важных сведений и вовсе повлечет за собой очень серьезные проблемы (вплоть до уголовных).

Поэтому такой вопрос даже не должен подниматься: архив должен быть обязательно.

Архив должен быть отдельным подразделением?

Нет, это совершенно необязательно. Такое решение может быть принято, особенно оно практично для крупных компаний или средних по размеру предприятий с большим документооборотом.

В последние годы очень популярным становится внеофисное хранение документов и передача всех работ, связанных с архивом, на аутсорс.

Кто занимается созданием архива?

Перед началом работ важно составить Положение об архивах, где прописываются ответственные за него лица. Поручить создание архива можно одному из действующих сотрудников, специально нанятому для этого человеку, либо компании-подрядчику.

Если вы хотите, чтобы архив создавал кто-то из вашего штата, желательно предварительно отправить человека на обучение, так как процесс требует знания многих тонкостей и нюансов.

Как проводится архивирование?

Процесс архивирования состоит из нескольких этапов:

  • подготовка — просмотр документов, определение необходимости хранения одних бумаг и выделение для уничтожения других;
  • категоризация, подшивка и т.д.;
  • составление описи;
  • создание или дополнение каталога;
  • подготовка номенклатуры дел — присвоение условного номера с кодом подразделения, обозначение названий документов, количество единиц хранения, сроки хранения и т.д.;
  • помещение бумаг в архив;
  • подготовка актов.

Нужен ли электронный архив?

Параллельно с созданием классического, бумажного архива, стоит формировать и электронный. В последние годы они становятся все более популярными. Многие виды работы не требуют наличия бумажных документов, достаточно иметь их электронные копии, а реальные носители при этом не изнашиваются, а просто спокойно пребывают в архиве.

Так что электронный архив очень важен. Но при одном условии — он обязательно должен дополнять обычный архив. То есть полностью отказаться от бумаги в пользу «цифры» нельзя. Дело в том, что по закону многие документы действительны, только в том случае, если они бумажные.

НА СЛЕДУЮЩЕЙ СТРАНИЦЕ БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ

Реклама

Loading...